CPQ-Konfigurator: konfigurieren, kalkulieren, anbieten

Was ein CPQ-Konfigurator leistet

CPQ steht für Configure, Price, Quote. Drei Schritte, die in vielen Unternehmen drei Abteilungen beschäftigen: Der Vertrieb konfiguriert das Produkt mit dem Kunden, die Konstruktion prüft die technische Machbarkeit, jemand kalkuliert den Preis in einer Tabelle, und am Ende schreibt wieder der Vertrieb das Angebot. Bei komplexen, variantenreichen Produkten dauert das Tage, und jede Übergabe ist eine Fehlerquelle.

Ein CPQ-Konfigurator legt diese drei Schritte in eine Anwendung. Er führt Kunden, Händler oder Vertriebsmitarbeiter interaktiv durch die Produktkonfiguration, prüft jede Kombination gegen Ihr Regelwerk, berechnet den Preis in Echtzeit nach Ihrer Kalkulation und erstellt daraus automatisch das Angebot als PDF, auf Wunsch mit Zeichnung, Stückliste und Auftragsdaten für ERP und Produktion. Konfiguration, Preisfindung und Angebotserstellung laufen durchgängig in einem digitalen Prozess. Das ermöglicht Angebote in Minuten, fehlerfrei und für jeden Nutzer gleich.

Ich entwickle CPQ-Lösungen individuell: für Ihre Produkte, Ihre Preislogik und Ihre Systeme, als Anwendung, die auf Ihrer Website, im Onlineshop oder im Händlerportal läuft und Ihnen gehört.

Configure, Price, Quote auf einen Blick:

• Configure: geführte Produktkonfiguration mit Regelwerk, nur technisch gültige Varianten
• Price: Preisgestaltung in Echtzeit aus Grundpreisen, Staffeln, Rabatten und Konditionen je Kundengruppe
• Quote: Angebot, Anfrage oder Bestellung schnell und automatisch erstellen, durchgängig als PDF und als Datensatz für CRM und ERP
• Nutzer: Vertriebsteam, Händler und Interessenten online, mit eigenen Logins und Preislisten, einfach im Browser
• Betrieb: zentral auf Ihrem System, integriert in Ihre Systeme, ohne Lizenz je Nutzer, DSGVO-konform
• Kosten: Festpreis nach kostenlosem Konzeptgespräch

Für wen sich ein CPQ-Konfigurator lohnt

CPQ lohnt sich in Unternehmen, deren Produkte konfigurierbar sind, deren Kunden sie selbst konfigurieren wollen und deren Preis von der Konfiguration abhängt: Maschinen- und Anlagenbau, technische Komponenten, Kabel und Schaltschränke, Fenster, Türen und Tore, Möbel nach Maß, Fördertechnik. Die CPQ-Lösung bietet drei Gruppen jeweils eine passende Sicht auf dieselben Produkte.

Ihr Vertriebsteam konfiguriert digital direkt im Gespräch oder danach, sieht sofort Preis und Marge und schickt das Angebot direkt, bevor der Wettbewerber geantwortet hat. Neue Vertriebsmitarbeiter können ab der ersten Woche fehlerfrei anbieten, weil das Produktwissen im Regelwerk steckt. Der Vertrieb wird schneller, ohne dass jemand schneller arbeiten muss.

Ihre Händler konfigurieren schnell und mit individuellen Konditionen im Händlerportal, ohne Rückfrage bei Ihnen. Das ermöglicht Bestellungen rund um die Uhr. Interessenten und Kunden nutzen den Konfigurator online direkt auf Ihrer Website, Guided Selling führt sie zum Listenpreis in Echtzeit, und sie schicken eine qualifizierte Anfrage oder bestellen direkt im Onlineshop. Jede dieser Gruppen nutzt dieselbe Produktkonfiguration, dieselben Regeln und dieselben Preislisten, nur die Sicht ist verschieden. Das macht den digitalen Vertrieb einfach: eine Lösung, drei Kanäle, und der Konfigurator unterstützt jede davon mit denselben Funktionen. Ihre Prozesse bleiben, nur die Werkzeuge ändern sich.

Funktionen eines CPQ-Konfigurators

Welche Funktionen eine CPQ-Lösung braucht, entscheiden Ihre Anforderungen und Ihr Vertriebsprozess. Diese acht Funktionen bietet eine digitale Produktkonfiguration und Angebotserstellung bei den meisten Unternehmen:

• Guided Selling: geführte Produktkonfiguration in klaren Schritten, mit passenden Vorschlägen statt langer Formulare
• Regelwerk: komplexe Abhängigkeiten, Ausschlüsse und technische Auslegung, damit jede Konfiguration technisch gültig ist
• Preisgestaltung: Grundpreise, Staffeln, Rabatte und Konditionen je Kundengruppe, zentral gepflegt, in Echtzeit und serverseitig sicher
• Angebotserstellung: Angebot, Auftragsbestätigung und Bestellung automatisch erstellen, als PDF im Design Ihres Unternehmens
• Dokumente: Zeichnung, Stückliste, Datenblatt und auf Wunsch CAD-Daten der konfigurierten Variante
• Nutzerrollen: Vertrieb, Händler und Kunden mit eigenen Logins, Preislisten und Freigabegrenzen
• Visualisierung: 2D-Zeichnung, 3D-Visualisierung oder Augmented Reality in Echtzeit, je nach Produkt
• Integration: Schnittstellen zu CRM, ERP, PIM und Onlineshop, das ermöglicht, Daten nur einmal zu erfassen und durchgängig weiterlaufen zu lassen

Guided Selling: geführt konfigurieren statt Formular

Ein CPQ-Konfigurator fragt keine vierzig Optionen auf einer Seite ab. Guided Selling führt Schritt für Schritt durch die Produktkonfiguration: erst der Einsatz, dann die Leistungsdaten, dann die Ausstattung. Aus jeder Antwort bietet der Konfigurator die passenden Optionen für den nächsten Schritt an, unpassende Kombinationen verschwinden, Pflichtoptionen erscheinen automatisch, und zu jeder Option erhalten Kunden die Informationen, die sie für die Entscheidung brauchen. Der Produktkonfigurator berät so, wie Ihr bester Vertriebsmitarbeiter berät, in jedem Gespräch gleich und rund um die Uhr. Das ermöglicht es Ihren Kunden, komplexe Produkte einfach und schnell zu konfigurieren, die Bedienung bleibt intuitiv, auch bei hoher Komplexität. Alle Funktionen stehen auch auf dem Smartphone zur Verfügung.

Die Darstellung passt sich dem Produkt an. Eine 2D-Zeichnung mit Maßen für Fenster und Kabel, eine 3D-Visualisierung für Maschinen und Möbel, eine Tabelle für technische Kennwerte. Kunden sehen ihre Konfiguration, und der Vertrieb sieht dasselbe. Das reduziert Missverständnisse zwischen Angebot und Auftrag auf die echten Sonderfälle.

Preislogik und Regelwerk

Der Kern jedes CPQ-Systems ist die Preislogik. Ich bilde Ihre Kalkulation digital so ab, wie Sie heute rechnen: Grundpreise je Baugruppe, Zuschläge nach Maß, Material und Ausführung, Mengenstaffeln, Rabatte je Kundengruppe, Rundung, Mindestpreise und Gültigkeiten. Jede Regel ist dokumentiert, jede Position im Angebot lässt sich bis zur Regel zurückverfolgen. Preisgestaltung wird damit zur dokumentierten Entscheidung. Das ermöglicht auch komplexe Kalkulationen mit verschiedenen Preislisten je Markt.

Das technische Regelwerk läuft davor. Nur eine gültige Konfiguration erhält einen Preis: Ausschlüsse, Abhängigkeiten, Grenzwerte und Auslegungsregeln greifen automatisch, bevor kalkuliert wird. Für komplexe Produkte mit hunderten Optionen ist das der Unterschied zwischen einem Angebot, das die Konstruktion durchwinkt, und einem, das zurückkommt.

Die Berechnung läuft serverseitig auf Ihrem System. Kunden und Händler sehen fertige Preise, nie die Faktoren dahinter. Preislisten pflegen Sie einfach und zentral in der Verwaltung des Produktkonfigurators oder ziehen sie aus dem ERP, Änderungen gelten sofort und automatisch für alle Nutzer. Das Regelwerk bietet damit eine zentrale Quelle für Produktwissen, Preise und Konditionen, die bisher in verschiedenen Tabellen und Köpfen lag.

Angebotserstellung: automatisch und schnell

Die digitale Angebotserstellung liefert am Ende der Produktkonfiguration das Dokument, das Ihr Prozess braucht. Für den Vertrieb erstellt sie das Angebot als PDF im Design Ihres Unternehmens, mit Positionen, Konditionen, Lieferzeit und Zeichnung. Für den Händler bietet die Lösung die Bestellung mit seinen Einkaufspreisen. Für den Interessenten die Anfrage, die mit vollständiger Konfiguration in Ihrem CRM landet. Für Konstruktion und Produktion erstellt sie die Stückliste, Fertigungsdaten und auf Wunsch CAD-Daten. Alle Dokumente erzeugt der CPQ-Konfigurator direkt aus derselben Konfiguration, auch bei komplexen Konfigurationen widersprechen sich Angebot und Stückliste nie.

Sonderfälle bleiben möglich: Überschreitet ein Rabatt die Freigabegrenze oder weicht eine Anfrage vom Regelwerk ab, geht das Angebot mit allen Informationen zur Freigabe an die richtige Person. Alles andere erstellt der Produktkonfigurator selbst. Aus einem Angebotsprozess von Tagen werden Minuten, und Ihr Vertriebsteam hat Zeit für Beratung. Schnelle, fehlerfreie Angebote sind im Wettbewerb oft das Argument, das den Auftrag entscheidet.

CRM- und ERP-Integration

Ein CPQ-Konfigurator wird erst mit der Anbindung durchgängig. Im CRM-System wird aus dem Interessenten direkt ein Angebot, aus dem Angebot ein Auftrag, ohne dass jemand Daten abtippt. Im ERP-System erstellt die Anbindung Auftrag, Stückliste und Arbeitsplan automatisch aus der Konfiguration, die Produktion erhält die Informationen, die sie braucht. Stammdaten, Preislisten und Kundenkonditionen bleiben zentral, wo sie sind: im ERP, im PIM oder in Ihrer Warenwirtschaft. Der Produktkonfigurator liest sie per Schnittstelle oder API und integriert sich nahtlos in die Prozesse, die Ihr Unternehmen schon hat.

Welche Integration sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Schnittstellen Ihre Systemlandschaft bietet und was Ihre Anforderungen verlangen. Häufig beginnt ein Projekt mit Produktkonfiguration, Preislogik und Angebots-PDF, die ERP-Anbindung folgt in einer zweiten Etappe. So ist das Regelwerk schnell im Einsatz und unterstützt den Vertrieb schon, während die Schnittstelle entsteht. Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite Warenwirtschaft und ERP.

Vorteile für Vertrieb und Kunden

Was ein CPQ-Konfigurator Unternehmen, Vertrieb und Kunden im Alltag bietet, lässt sich an sechs Punkten festmachen:

• Schneller anbieten: Angebotserstellung in Minuten statt in Tagen, auch für komplexe Produkte
• Fehlerfrei kalkulieren: Die Preisgestaltung folgt dem Regelwerk der Produktkonfiguration, kopierte Tabellen und Kopfrechnungen entfallen
• Einfach verkaufen: Produktwissen steckt in der CPQ-Lösung, Guided Selling macht neue Vertriebsmitarbeiter sofort produktiv
• Sicher konfigurieren: Nur technisch gültige Varianten erreichen Angebot, Auftrag und Produktion
• Direkt bestellen: Händler und Kunden konfigurieren online und lösen Anfragen oder Bestellungen selbst aus
• Effizient integrieren: Daten fließen einmal zentral erfasst durchgängig durch CRM, ERP und Produktion

CPQ-Software oder eigener CPQ-Konfigurator

Am Markt finden Sie CPQ-Software als Standardlösung, etwa Salesforce CPQ, SAP CPQ, Tacton oder Merlin CPQ von CAS, meist als Cloud-Abo mit Lizenz je Nutzer und einem Einführungsprojekt, das Ihre Produktkonfiguration in das Datenmodell der Software übersetzt. Für große Vertriebsorganisationen, die ohnehin in diesen Systemen arbeiten, ist CPQ-Software ein guter Weg. Für Unternehmen mit eigener Kalkulation und für Händler und Kunden, die online konfigurieren sollen, meist nicht.

Ein individueller CPQ-Konfigurator entsteht aus Ihren Anforderungen, statt Ihr Produkt in ein fremdes Datenmodell zu übersetzen. Das ermöglicht eine schnellere Einführung und einen günstigeren Betrieb, weil kein Nutzer eine Lizenz braucht. Er bietet die Funktionen, die Ihr Vertrieb nutzt, und lässt die weg, die nur die Bedienung erschweren. Und er bleibt flexibel: Neue Produkte, Preislisten und Regeln ergänzen Sie zentral in der Verwaltung, ohne Entwickler.

Ablauf und Festpreis

Am Anfang steht ein kostenloses, unverbindliches Konzeptgespräch. Wir schauen gemeinsam auf Ihre Produkte, Ihre Preislisten, Staffeln und Sonderfälle und auf die Systeme, die angebunden werden sollen. Alle Informationen daraus fließen in ein Angebot, das ermöglicht einen verbindlichen Festpreis vor Projektstart. Der Zeitplan bleibt eine Planungsgröße, verbindlich ist der Preis.

Die Entwicklung läuft durchgängig in drei Etappen. Zuerst erstellen wir das Regelwerk: Aus Tabellenwissen und Kopfrechnungen wird ein dokumentiertes, digitales Modell mit Grundpreisen, Zuschlagslogik, Rundung und Gültigkeiten. Oft räumt schon dieser Schritt Widersprüche aus, die jahrelang mitliefen. Dann entsteht der Produktkonfigurator, individuell für Ihre Produkte, mit Guided Selling, Rechenwerk und Dokumenten, den Sie mit echten Konfigurationen testen. Zuletzt integrieren wir CRM und ERP, schulen Ihr Team und begleiten den Go-live. So kommt die CPQ-Lösung schnell in den Einsatz. Ihr Unternehmen übernimmt die fertige Anwendung, die Verwaltung ist einfach genug, dass Ihr Team sie ohne Entwickler nutzt, und Quellcode und Daten gehören nach Vollzahlung Ihnen.

Was ein Konfigurator kostet und wovon der Preis abhängt, lesen Sie im Beitrag Was kostet ein Produktkonfigurator. Wie sich ein CPQ-System vom Variantenkonfigurator unterscheidet, erklärt der Beitrag CPQ oder Variantenkonfigurator.

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